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Registre du personnel electronique — Obligations —

Registre du personnel électronique en Belgique

Le registre du personnel électronique est une obligation légale pour tout employeur en Belgique. Il centralise les informations relatives aux travailleurs et remplace les registres papier. Découvrez les exigences précises et comment rester conforme.

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Depuis la digitalisation des processus administratifs en Belgique, le registre du personnel électronique a remplacé le format papier pour une gestion centralisée et simplifiée. Chaque employeur doit y consigner des données spécifiques, telles que l'identité des travailleurs, les dates d'entrée et de sortie, et les contrats de travail. Les informations doivent être accessibles à tout moment pour les contrôles de l'ONSS et respecter la législation RGPD. La mise à jour régulière de ce registre est essentielle pour éviter les sanctions administratives et financières.

Questions frequentes

Quels sont les travailleurs concernés par le registre électronique?
Tous les travailleurs salariés en Belgique, y compris les intérimaires, les étudiants et les travailleurs à temps partiel, doivent être enregistrés dans le registre du personnel électronique. Les indépendants ne sont pas concernés.
Quels sont les champs obligatoires dans le registre?
Le registre doit inclure le nom et prénom, le numéro de registre national ou BIS, la date d'entrée en service, le type de contrat, les horaires de travail convenus et, le cas échéant, la date de fin d'emploi.
Comment accéder au registre électronique?
Vous pouvez accéder au registre via les plateformes sécurisées mises à disposition par l'ONSS, telles que Dimona ou d'autres outils compatibles. Une authentification via eID ou Itsme est généralement requise.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité?
En cas de non-conformité, l'employeur peut faire face à des amendes administratives allant de 50 à 500 euros par infraction constatée, ainsi qu'à des poursuites pénales en cas de récidive.
Comment garantir la conformité RGPD du registre?
Assurez-vous que les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés, que l'accès est limité aux personnes autorisées et que les informations ne sont conservées que pour la durée prévue par la loi.

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